SharePoint 2019 und Exchange 2019 verzahnen (2)

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SharePoint 2019 und Exchange 2019 verzahnen (2)

13.02.2023 - 12:00
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SharePoint 2019, SharePoint Online, Exchange Online und Exchange 2019 arbeiten Hand in Hand. So lassen sich in SharePoint Funktionen nutzen, die Exchange bereitstellt und umgekehrt. Ein Beispiel sind freigegebene oder Websitepostfächer in Exchange. Auch Gruppenkalender lassen sich in SharePoint und Exchange gemeinsam verwenden. Im zweiten Teil der Workshopserie dreht sich alles um Websitepostfächer in der Praxis. Außerdem zeigen wir, wie Sie das Relaying für Applikationsserver erlauben.

Websitepostfächer in der Praxis
Websitepostfächer in Exchange, Office 365 und SharePoint sind in der Lage, E-Mails zu empfangen sowie zu senden und haben gleichzeitig direkten Zugriff auf Dokumentenbibliotheken in SharePoint. Dadurch können Mitarbeiter in Teams besser zusammenarbeiten. Einfach ausgedrückt ist ein Websitepostfach ein gemeinsames Postfach eines Teams, das E-Mails über Exchange senden und Dokumente in SharePoint speichern kann. Die Nutzung erfolgt entweder in Outlook oder Outlook on the web. Ein Link zum Öffnen befindet sich auf der entsprechenden SharePoint-Website, in der Sie die App hinzugefügt haben.

Um Websitepostfächer zu nutzen, benötigen Sie eine funktionsfähige Umgebung mit Exchange Server und SharePoint Server oder Office 365. Speichern Anwender bereits Dokumente in einer SharePoint-Website, übernimmt das Websitepostfach die Rechte dieser Seite. Erstellen Sie ein Websitepostfach, erhalten automatisch alle Anwender das Recht zum Zugriff, die auch auf die SharePoint-Website zugreifen, in der das Websitepostfach zur Verfügung gestellt wird. Haben Sie die Benachrichtigungen konfiguriert, erhalten die Anwender über ihr herkömmliches Postfach auch eine E-Mail und können das Websitepostfach nutzen.

 

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Ein Websitepostfach wird als eigene App in SharePoint angezeigt und lässt sich über Outlook on the web
oder Outlook verwalten.


Basis eines Websitepostfachs ist der Benutzerprofil-Synchronisierungsdienst. Dieser kann Exchange-relevante Daten aus dem Active Directory, zum Beispiel die E-Mail-Adresse, zwischen Exchange und SharePoint synchronisieren. Der Dienst muss funktionieren und Daten zwischen Exchange und SharePoint austauschen können, unabhängig vom Websitepostfach. Er kommt nicht nur für Websitepostfächer zum Einsatz, sondern auch für andere Bereiche, bei denen Sie in SharePoint Daten aus dem AD nutzen wollen. Beachten Sie dabei, dass die Zertifikate, die Sie in Exchange und SharePoint nutzen, von einer Zertifizierungsstelle ausgestellt sind, der alle Server vertrauen. Ist das nicht der Fall, installieren Sie das Zertifikat der Stammzertifizierungsstelle auf allen beteiligten Servern.

Damit Exchange und SharePoint zusammenarbeiten können, benötigen Sie auf den SharePoint-Servern noch die Erweiterung Microsoft Exchange Web Services Managed API 2.0 [1]. Diese stellt Microsoft kostenlos zur Verfügung und Sie müssen sie auf den SharePoint-Servern installieren, eine Einrichtung ist dabei nicht notwendig. Um die Installation skriptbasiert und ohne Benutzerinteraktion durchzuführen, verwenden Sie den Befehl

msiexec /i EwsManagedApi.msi addlocal="ExchangeWebServicesApi_Feature,ExchangeWebServicesApi_Gac"

Wurde die Erweiterung bereits auf dem Server installiert, erhalten Sie eine entsprechende Meldung und können diese deinstallieren oder bei Bedarf reparieren.

Nachdem Sie die Erweiterung installiert haben, können Sie in der SharePoint-Verwaltungsshell das Skript "Set-SiteMailboxConfig.ps1" [2] ausführen, das Sie bei Microsoft TechNet herunterladen. Kopieren Sie die Skriptbefehle der Webseite in eine Textdatei und geben Sie dieser die Endung "ps1". Danach kopieren Sie das Skript auf den SharePoint-Server. Die Syntax zur Ausführung sieht wie folgt aus:

.\Set-SiteMailboxConfig.ps1 -ExchangeSiteMailboxDomain <FQDN der Domäne> -ExchangeAutoDiscoverDomain <URL zu AutoDiscovery> -WebApplicationURL <Webanwendung in SharePoint>

also zum Beispiel

.\Set-SiteMailboxConfig.ps1 -ExchangeSiteMailboxDomain contoso.com -ExchangeAutodiscoverDomain x2k16.contoso.com -WebApplicationUrl https://contoso.com

Um die Einrichtung zu überprüfen, verwenden Sie das Skript "Check-SiteMailboxConfig.ps1" von der zuvor angegebenen Microsoft-Website unter [2]. Auch hier kopieren Sie den Inhalt in eine Textdatei. Speichern Sie beide Skripte im selben Verzeichnis. Danach öffnen Sie die Exchange Management Shell auf dem Exchange-Server und wechseln in das Skriptverzeichnis. Das geht am schnellsten mit cd $exscripts. Um Exchange mit SharePoint zu verbinden, starten Sie das folgende Skript:

.\Configure-EnterprisePartnerApplication.ps1 -ApplicationType Sharepoint -AuthMetadataUrl https://<Ihre HTTPS-SharePoint-Site>/_layouts/15/metadata/json/1

Sind Exchange und SharePoint miteinander verbunden, erstellen Sie auf der von Ihnen gewünschten SharePoint-Website das Websitepostfach. Dieses fügen Sie als App zur SharePoint-Seite hinzu, genau wie Listen, Bibliotheken und andere Apps auch. Danach wechseln Sie auf die SharePoint-Seite und starten die Websitepostfach-App über den Link "Postfach".

Über einen Assistenten wird dieses jetzt eingerichtet und steht danach zur Verfügung. Websitepostfächer lassen sich mit Outlook Web App, aber auch mit Outlook anzeigen. Sobald ein Anwender den Link anklickt, öffnet sich automatisch der Inhalt des Websitepostfachs.

Websitepostfach-App nutzen
Haben Sie die Websitepostfach-App der Webseite hinzugefügt, steht sie als eigener Menüpunkt zur Verfügung. Alle Mitglieder, die auch auf die Webseite zugreifen können, finden den neuen Menüpunkt auf der linken Seite der Website. Durch einen Klick auf "Postfach" öffnet sich Outlook on the web und der Inhalt der Seite ist zu sehen. Die Teammitglieder können jetzt E-Mails im Auftrag des Websitepostfachs schreiben. Antworten dieser E-Mail gehen automatisch im Websitepostfach ein und lassen sich über den Link öffnen.

Relaying für Applikationsserver erlauben
In vielen Unternehmen gibt es Server, zum Beispiel ERP-, CRM- oder auch SharePoint-Server, die für ihre Funktionen einen E-Mail-Server auf SMTP-Basis ansprechen müssen, um Nachrichten zu senden. Dies gilt auch für Multifunktionsgeräte oder Scanner.

Aus Sicherheitsgründen blockiert Exchange jedoch den Versand von E-Mails, die nicht von internen Anwendern kommen. Dabei ist es unerheblich, ob Exchange Nachrichten nur intern zustellen oder über entsprechende Connectors nach extern versenden soll. Ist das Relaying für den Server deaktiviert, erhalten andere Server die Meldung "550 5.7.1 Unable to relay".

Die Lösung dieses Problems sollte sein, dem Server das Relaying zu erlauben. Sie finden diese Einstellungen im EAC über "Nachrichtenfluss / Empfangsconnectors". Rufen Sie die Einstellungen des Connectors "Default " auf, sehen Sie bei Sicherheit und Bereichsdefinition, von welchen Servern der Connector E-Mails empfängt.

Wollen Sie weiteren Servern das Senden erlauben, sollten Sie einen neuen Empfangsconnector erstellen, der E-Mails von den entsprechenden Geräten entgegennimmt. Den Standardconnector verändern Sie möglichst nicht. Die Einstellung der aktuellen Empfangsconnectors können Sie auch in der EMS mit dem Befehl Get-ReceiveConnector anzeigen lassen. Um einen neuen Connector zu erzeugen, der das Relaying erlaubt, starten Sie das EAC.

Klicken Sie auf "Nachrichtenfluss / Empfangsconnectors" und Erstellen Sie einen neuen Connector. Weisen Sie diesem einen Namen zu und wählen Sie im darunter befindlichen Listenfeld den Eintrag "Benutzerdefiniert" aus. Entfernen Sie nun auf der nächsten Seite den vorhandenen Eintrag der hinterlegten IP-Adressen und klicken Sie auf "Hinzufügen".

Jetzt tragen Sie die IP-Adresse des Exchange-Servers ein und bestätigen Sie mit "Speichern". Auf der nächsten Seite "Remotenetzwerkeinstellungen" löschen Sie den Eintrag und klicken auf "Hinzufügen". Geben Sie hier die IP-Adressen aller Geräte ein, die zu diesem Connector E-Mails senden sollen. Schließen Sie danach die Erstellung des Connectors ab und rufen Sie die Eigenschaften des Connectors auf.

Wechseln Sie zur Registerkarte "Sicherheit" und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Anonyme Benutzer". Überprüfen Sie nun alle Einstellungen der restlichen Registerkarten und bestätigen Sie dann das Fenster mit "Speichern".

Alternativ öffnen Sie die Exchange Management Shell und geben den folgenden Befehl ein:

Get-ReceiveConnector "<Empfangsconnector>" | Add-ADPermission -User "ANONYMOUS-ANMELDUNG" -ExtendedRights "Ms-Exch-SMTPAccept-Any-Recipient"

Sie können die hier durchgeführten Aufgaben zudem in der Exchange Management Shell durchführen:

New-ReceiveConnector -Name "Relay" -RemoteIPRanges ("10.0.0.54","10.0.0.55") -TransportRole "FrontendTransport"  -Bindings ("0.0.0.0:25") -Usage "Custom" -Server "<Server>" Get-ReceiveConnector "<Servername>\Relay" | Add-ADPermission -User "ANONYMOUS-ANMELDUNG" -ExtendedRights "Ms-ExchSMTP-Accept-Any-Recipient"

Fazit

SharePoint und Exchange arbeiten in mehreren Bereichen zusammen. So lassen sich aus beiden Welten Serveranwendungen miteinander verbinden und gemeinsam nutzen.

 

 

Im ersten Teil des Workshops haben wir uns angeschaut, wie Sie Ihren Nutzern eine zielgerichtete Suchfunktion an die Seite stellen. Außerdem ging es um eine erste Konfiguration der Websitepostfächer.

 

Weitere Infos:

[1] https://learn.microsoft.com/en-us/previous-versions/office/developer/exchange-server-2010/dd633710(v=exchg.80)
[2] https://learn.microsoft.com/de-de/SharePoint/administration/configure-site-mailboxes-in-sharepoint?redirectedfrom=MSDN

13.02.2023/ln/dr/Thomas Joos

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